Проверить тендер

Мониторинг тендеров: почему лента по словам теряет нужные закупки?

Лента по ключевым словам сравнивает слова в названии закупки. Заказчик же закупает предмет, который записан кодом ОКПД2 и описанием объекта. Поэтому лента ошибается в обе стороны сразу. Уборка под названием «комплексное обслуживание помещений» проходит мимо неё, а ремонт со словом «уборка» в названии приходит наравне с вашими закупками.

Пропуск стоит денег. На аукцион с НМЦК до 300 млн ₽ закон даёт от извещения до окончания подачи заявок не меньше 7 дней. Закупка, которая неделю пролежала непрочитанной, уходит к другим участникам.

Лишняя закупка тоже обходится дорого. Заявка на чужой предмет держит обеспечение заявки на время торгов. Если такую закупку выиграть и отказаться подписывать контракт, компанию могут внести в реестр недобросовестных поставщиков на два года.

Эта статья для тех, у кого лента или агрегатор уже есть, а времени разбирать их не хватает.

Чем рассылка тендеров по словам отличается от подбора под профиль?

Коротко: рассылка ищет слово в названии. Подбор под профиль проверяет предмет по коду ОКПД2, например 81.21.10.000 «Услуги по общей уборке зданий», и сверяет закупку с вашими регионами, заказчиками и суммами.

Агрегатор и лента по словам делают полезную работу. Они собирают закупки из ЕИС, сведения которой по 44-ФЗ открыты всем и бесплатны. Разница начинается после сбора, когда закупки нужно разобрать.

Признак Лента по ключевым словам Отбор под профиль компании
Что сравнивает слова в названии закупки код ОКПД2, описание объекта, регион, заказчика, сумму
Уборка под чужим названием проходит мимо, если вашего слова в названии нет попадает в отбор по коду и составу работ
Чужая работа со знакомым словом приходит вместе с вашими закупками отсеивается, если предмет не ваш
Порядок просмотра в порядке поступления очередь, сначала то, что вы вероятнее возьмёте
Закупки, которые отложила команда остаются в корзине возвращаются, если подходят и срок подачи не прошёл
Случай, которого нет в критериях не виден агент задаёт вопрос тендерному специалисту
Кто решает, идти ли на торги тендерный специалист тендерный специалист

Последняя строка таблицы одинаковая, и так задумано. Отбор сокращает чтение, решение по закупке остаётся за вами.

Проверим ваш тендер бесплатно

Пришлите ссылку на извещение из вашей ленты или файлы документации. Посчитаем себестоимость контракта по вашему объекту, минимальную цену и запас до НМЦК и скажем, стоит ли идти на торги. Решение остаётся за вами.

Отправить тендер на проверку

Почему лента по ключевым словам пропускает нужные закупки?

Коротко: название закупки заказчик пишет сам. Уборка может прийти под кодом 81.10.10.000 «Услуги по обслуживанию помещений комплексные», и слова «уборка» в названии не будет.

По классификатору ОКПД2 в этот код входят общая уборка, техническое обслуживание, вывоз мусора, охрана, доставка почты и прачечные. Заказчик называет такую закупку «комплексным обслуживанием здания» или «содержанием помещений». Ваше слово в названии не стоит, и лента её не покажет.

Обычно на пропуск отвечают новыми словами в настройках ленты: «клининг», «санитарное содержание», «обслуживание помещений». Пропусков становится меньше. Зато каждое широкое слово приводит закупки, где уборки нет совсем.

Есть и второй вид пропуска. Закупка пришла в ленту, но её отложили из-за непривычного названия или не успели открыть до конца подачи. Лента её показала, а в работу она так и не попала.

Как за несколько минут проверить предмет одной закупки по коду и описанию объекта, разобрано в статье как выбрать тендер и что отсеять до расчёта.

Почему та же лента заваливает лишним?

Коротко: совпавшее слово ещё не делает работу вашей. На запрос котировок закон даёт от извещения до окончания подачи всего 4 рабочих дня, и день на разбор лишнего съедает четверть этого срока.

Слово «уборка» стоит в закупках уборки территории, вывоза снега, ремонта с уборкой после работ. «Комплексное обслуживание» с тем же словом бывает ремонтом инженерных систем, где уборка занимает строчку в описании объекта. Лента приносит всё это, потому что слово совпало.

Отсеивает лишнее человек. Он открывает карточку, читает описание объекта, видит чужую работу и закрывает. На каждую такую закупку уходит время, которое было нужно на расчёт своих.

Хуже, когда чужую работу не распознали. Заявка уходит, обеспечение заявки блокируется. После победы выясняется, что охрану или ремонт компания не делает. Отказ подписать контракт закон считает уклонением, и это основание для реестра недобросовестных поставщиков.

Как устроена система мониторинга тендеров с агентом?

Коротко: в 3 шага. Агент сверяет каждую закупку из вашей ленты с профилем компании, проверяет предмет и ставит подходящие закупки в очередь на просмотр.

  1. Профиль компании. Это файл критериев. В нём работы, которые вы выполняете, по кодам ОКПД2, ваши регионы и пороги суммы, заказчики, у которых вы уже работаете, сети из вашего списка и то, что вы не берёте никогда.
  2. Проверка предмета. Агент читает код ОКПД2 и описание объекта закупки. Название для него только повод проверить. Если проверить предмет нечем, закупка идёт с пометкой «по названию похоже на уборку, предмет не проверен».
  3. Очередь. Подходящие закупки встают по порядку. Сначала заказчики, у которых вы работаете, потом ваш регион, сети из списка и соседние регионы. От одного заказчика в очереди стоит одна закупка, чтобы его лоты не закрыли остальные.

Агент читает ту же ленту, которая приходит вам сейчас, и только читает. Он ничего не отправляет заказчику и заявок не подаёт. Место в очереди означает «посмотреть первым», выгоду закупки оно не оценивает.

Как это выглядит на экране, видно на примере отбора закупок. Данные в примере вымышленные, экран и логика те же, что в рабочей версии.

Что попадает в блок «Стоит посмотреть ещё раз»?

Коротко: закупки, которые команда отложила или не разобрала, хотя они подходят под профиль и срок подачи не прошёл. Если до окончания подачи больше 3 дней, вы ещё успеете отправить заказчику запрос о разъяснении извещения.

Этот блок ловит второй вид пропуска, который случается уже внутри команды. Тендерный специалист за день видит много карточек и часть отбрасывает по названию или из-за незнакомого заказчика. Агент сверяет отброшенное с профилем. Подходящая закупка возвращается в блок с пометкой о причине. Причины бывают такие:

Возврат ещё не значит, что закупку надо было брать. Иногда её отклонили по причине, которой в профиле нет. Заказчик долго платит, объект далеко от ваших людей. Такую причину стоит записать, тогда она попадёт в профиль и похожие закупки перестанут возвращаться.

Зачем агент задаёт вопросы тендерному специалисту?

Коротко: профиль не описывает всех случаев. Когда агент видит повторяющийся случай вне критериев, он задаёт один вопрос с ответом «да» или «нет» и после ответа меняет отбор.

Пример. Несколько раз подряд приходят закупки, где уборка помещений идёт в одном лоте с уборкой территории. В профиле про территорию ничего не сказано. Агент задаёт вопрос «Берёте закупки, где помещения и территория в одном лоте?» и ждёт ответа.

Ответ «да» расширяет профиль, ответ «нет» добавляет исключение. С каждым ответом отбор знает о вашей компании больше, чем список ключевых слов.

Что после отбора остаётся решать человеку?

Коротко: решение, идти ли на торги, и цену. Отбор показывает, что закупка подходит по предмету и профилю. Прибыльность контракта показывает расчёт, в нашем примере условной школы точка остановки 10 355 495 ₽.

Если вы выбираете услуги мониторинга тендеров, задайте поставщику три вопроса:

  1. По чему идёт отбор, по словам в названии или по коду ОКПД2 и описанию объекта?
  2. Возвращаются ли отложенные закупки, которые подходят под профиль?
  3. Кто принимает решение по закупке и как ваши ответы меняют отбор?

После отбора закупку читают и считают. Где в описании объекта и проекте контракта спрятаны деньги, показано в статье анализ тендерной документации. Порядок расчёта цены для любой услуги, где главная статья затрат люди, есть в статье расчёт тендера. Перечень расчётов именно для уборки собран в статье тендер на клининг: что посчитать до подачи.

Точка остановки условной школы означает снижение цены на 13,7 % от НМЦК. Она посчитана на средней по России зарплате уборщика по Росстату. В Москве и регионах с районными коэффициентами зарплата выше, и точка остановки тоже.

Лента собирает закупки по словам. Отбор под профиль сверяет предмет и возвращает подходящие закупки, даже если команда их уже отложила.

Проверим ваш тендер бесплатно

Возьмите закупку, которую команда отложила, но сомневается. Пришлите ссылку на извещение, и ту же закупку агент разберёт в проверке. Он посчитает себестоимость контракта, минимальную цену и запас до НМЦК и даст вердикт «идти / не идти».

Отправить тендер на проверку

Понятия

Источники

Связанные понятия

Другие статьи по теме