Критерии отбора тендеров: какие задать и что они выбрасывают

Для отбора тендеров задают четыре критерия: вид работ, регион, сумму и заказчика. У каждого есть слабое место, например регион в карточке закупки может не совпадать с местом объекта. На 90 днях одной компании правила срезали бы шум и почти не теряли бы нужное. Команда же выбросила вручную подходящих закупок на сумму в несколько раз больше, чем взяла.

Правила, по которым из потока закупок оставляют подходящие, называют критериями отбора тендеров. Обычно их четыре. Это вид работ, регион, сумма и заказчик. По ним отбор тендеров можно отдать программе, и она уберёт большую часть лишнего.

Мы прогнали правила отбора задним числом по 90 дням одной компании и сравнили с решениями её команды. Правила срезали бы шум и почти не теряли бы нужное. Больше всего потеряли люди. Подходящих под критерии закупок команда выбросила вручную на сумму

в несколько раз больше, чем взяла

Почему каждую отклонили, не записали, и по данным этого не понять.

Какие критерии отбора тендеров задать?

Коротко: вид работ, регион, сумму и заказчика. У каждого критерия есть своя ловушка, и её стоит знать заранее.

Регион подводит чаще, чем кажется. Заказчик из одного региона может закупать работы на объекте в другом. У той же компании за 90 дней несколько десятков закупок с её городом в названии пришли с регионом другого субъекта. Команда брала такие закупки почти в десять раз чаще остальных. Регион объекта у них виден только в названии, правило по региону из карточки его не заметит. Поэтому город объекта стоит искать и в названии закупки.

С суммой обратная беда. Запросы цены и коммерческие закупки часто идут без НМЦК. У одного поискового ключа компании четыре из пяти карточек пришли без цены, и порог их не остановил. Такую закупку лучше оставить с пометкой «сумма не указана, проверить вручную».

Признаки, по которым отсеивают одну закупку по извещению, от предмета до сроков, разобраны в статье как выбрать тендер.

Как программа отбирает тендеры по правилам?

Коротко: по правилам компании, которые хранятся в данных. Каждая убранная закупка получает причину одной строкой, нейросеть здесь не вызывается.

Правила лежат в данных, отдельно от кода программы. Поменялся порог или регион, правку вносят в данные, и программа отбирает по-новому без переделки кода. Закупка проходит, если подошёл хотя бы один основной вид работ. Сопутствующие работы сами по себе закупку не пропускают, только вместе с основными.

Убранная закупка получает причину одной строкой. Условный пример такой строки - «сумма 2 млн ₽ меньше порога 5 млн ₽ для этой территории». Бывает и «вид работ не распознан». По такой строке менеджер сразу видит, какое правило сработало, и может его поправить.

Схема на условном примере. Закупка проходит четыре проверки, у убранной записана причина.

Взятые закупки такая программа почти не теряет. Как мы проверили это задним числом на 90 днях одной компании и где в работе с тендерами нужна нейросеть, разобрано в статье ИИ для тендеров.

Откуда в отборе берётся шум?

Коротко: от одного-двух широких правил. У компании из замера больше половины лишних карточек дали правила одного направления работ.

Шум - это закупки, которые прошли отбор, а команда их не взяла. За две недели программа отбирала почти сотню карточек в день. Из лишних больше половины пришло от одного направления работ, а взятых закупок из него меньше десятой части от всех взятых.

Пример экрана, цифры одной компании округлены, направления без названий.

Шум дают три вещи:

• Широкое слово. В правило попадает слово, которое стоит и в чужих работах. Условный пример - слово «сопровождение», оно ловит и сопровождение программ, и сопровождение грузов.
• Подстрока. Короткое слово из списка заказчиков совпадает внутри длинного. Условный пример - «Сфера» внутри слова «Атмосфера».
• Исключение, которое режет нужное. Условно, слово «настройка» в исключениях выбросит и закупку «сопровождение программ и настройка рабочих мест», даже если такие работы вы берёте.

Широкие правила можно сузить до работ, которые компания реально брала. Мы проверили на копии данных такую правку двух правил, этого направления и ещё одного. Карточек в день стало бы в два с лишним раза меньше. Среди закупок, взятых за 90 дней, новых потерь не появилось, отсеянными остались те же единицы, что и сейчас. Правку подбирали на тех же днях, поэтому это ещё не независимая проверка. Её дадут только новые дни. Почему лента по словам приносит лишнее ещё до отбора, разобрано в статье мониторинг тендеров.

Пришлите номер закупки, которая прошла ваш отбор. Мы посчитаем себестоимость контракта, минимальную цену и запас до НМЦК и отдельно покажем, какие цифры взяты из документов, а какие подставлены.

Отправить тендер на проверку

Где теряются крупные закупки?

Коротко: в ручном разборе. Закупки подходили под критерии компании, а команда выбросила их и не записала почему.

За 90 дней компания из замера взяла несколько десятков закупок с указанной ценой, которые строго подходили под её критерии. Подходящие мы отбирали сами, по её критериям и строже, чем программа. Ещё около двухсот таких закупок ушли в корзину. По общей сумме выброшенные оказались в несколько раз больше взятых. Среди них около полусотни крупных закупок на несколько миллиардов рублей.

Почему каждую отклонили, по данным не понять. Вероятные причины такие:

• денег на обеспечение заявки или контракта не хватило;
• похожего опыта не было;
• людей на объект не хватало;
• специалист не успел, у него уже было много закупок в работе.

Все четыре причины - нормальное решение. Плохо, что ни одна не записана. Без записи нельзя отличить шум отбора от упущенного контракта. Нельзя и поправить критерии, например поставить верхний порог суммы, если крупные закупки компания не тянет.

Хватит одного правила. У каждой отклонённой закупки, которая подходит под критерии и стоит дороже вашего порога, должна быть записана причина. Обеспечение, география, опыт или люди. По таким записям видно, какой критерий стоит поменять. Возврат выброшенных подходящих закупок на повторный просмотр описан в статье мониторинг тендеров.

Как проверить свои критерии отбора?

Коротко: прогнать их по своим прошлым закупкам и посчитать четыре числа. Долю лишних закупок не считайте.

Компания из замера брала несколько процентов потока. За две недели лишних карточек у неё было около 97 %. После правки, которая сократила поток в два с лишним раза, их осталось бы больше 90 %. Доля почти не двигается, хотя читать приходится вдвое меньше. Полезнее четыре других числа:

1. Сколько взятых закупок отбор выбросил бы. Цель - ноль. Каждый такой случай разберите до причины.
2. Сколько карточек читать на одну взятую. Чем меньше, тем больше времени остаётся на расчёт цены.
3. Какая доля подходящих закупок вообще дошла до ленты. Это проверяют сверкой с открытым поиском ЕИС по номеру закупки.
4. Сколько стоят выброшенные подходящие закупки. И у скольких из них записана причина отказа.

Пример экрана, данные условные.

Первое и второе число считают по своей ленте за 90 дней. Третье требует сверки с открытым поиском ЕИС, как её делать, показано в статье ИИ для тендеров. Сумму выброшенных подходящих можно посчитать уже сейчас, а долю с причиной - когда команда начнёт записывать причины отказа.

Окупится ли закупка, которая прошла отбор?

Коротко: это покажет только расчёт цены. Отбор отвечает лишь на вопрос, подходит ли вам закупка.

Критерии отбора тендеров отсекают чужое и оставляют своё. Окупится ли своё, они не знают. Это видно, только когда посчитана себестоимость контракта и цена, ниже которой работа в убыток. Как сделать такой расчёт по шагам, показано в статье расчёт тендера.

Пришлите закупку, которая прошла ваш отбор, на бесплатную проверку. В ответ придут себестоимость, минимальная цена, запас до НМЦК, вердикт и список допущений. Расчёт - ориентир для вашего решения, итог торгов он не предсказывает.

Отправить тендер на проверку

Вопрос по статье или по своей закупке? Напишите автору.

Написать в Telegram